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„Wenn man Digitalisierung richtig betreibt, wird aus einer Raupe ein Schmetterling. Wenn man es nicht richtig macht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe.“
– George Westerman
Die PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG hat intern ein Digitalisierungsprojekt gestartet, das insbesondere den Ausbau des elektronischen Datenaustauschs mit unseren LIEFERANTEN beinhaltet. Mit der Unterstützung unseres Servicedienstleisters, der COMARCH AG, wurde das Ziel definiert, die internen Prozesse zu optimieren und gemeinsam mit unseren Geschäftspartnern ressourcenschonender zu wirtschaften. Neben ökonomischen Gesichtspunkten möchten wir durch prozessuale Optimierungen auch einen Teil zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beitragen.
Je nach Infrastruktur und Belegvolumen können Sie als LIEFERANT zwischen den folgenden modularen Lösungsbausteinen auswählen:
Classic EDI
Elektronische Datenanbindung über einen zu definierenden Übertragungskanal (z. B. AS2 oder OFTP).
Projektumfang:
Anwendungsempfehlung:
Web EDI
Intuitive, webbasierte Lösung, die es Lieferanten ermöglicht ohne zusätzlichen Anbindungsaufwand am elektronischen Datenaustausch teilzunehmen.
Projektumfang:
Anwendungsempfehlung:
OCR (PDF)
E-Mail-Vversand von Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format. Bitte schicken Sie Ihre Dokumente an folgende E-Mail-Adresse: hawa.phoenix(at)einvoicing.comarch.com
Projektumfang:
Anwendungsempfehlung:
Folgende Kriterien sind beim PDF-Versand zu beachten*:
*Hinweis: Bei Nichteinhaltung einer oder mehrerer Anforderungen erhalten Sie eine E-Mail mit einem Fehlercode. In diesem Fall bitten wir um entsprechende Prüfung des angegebenen Fehlercodes und erneuter Zusendung des Dokumentes.
Im ersten Schritt nehmen Sie bitte unter digitalisierung(at)phoenixgroup.eu Kontakt mit PHOENIX auf. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein gemeinsames Erstgespräch, bei dem wir die Vorteile der unterschiedlichen Lösungsmodule erläutern und im Nachgang den Projektumfang und zeitlichen Rahmen vereinbaren.
Nach erfolgter Unterzeichnung der EDI-Mustervereinbarung wird durch PHOENIX der Kontakt zum Serviceprovider COMARCH hergestellt. Mit der Unterstützung von COMARCH wird zunächst die technische Anbindung aufgebaut und danach überprüft, ob evtl. noch Anpassungen im Setup z.B. Mapping gemäß den MIGs (Message Implementation Guides) vorgenommen werden müssen. Sobald die technische Prüfung durch COMARCH erfolgreich war, geht es an die fachliche Prüfung durch die entsprechende Fachabteilung von PHOENIX. Sollten auch während der nachgelagerten Testphase keine Fehler auftreten, kann die EDI-Anbindung für die entsprechenden EDI-Nachrichtenarten produktiv gesetzt werden.
Unter EDI, die engl. Abkürzung für Electronic Data Interchange, versteht man die unternehmensübergreifende Kommunikation von Geschäftsdokumenten in einem Standardformat. Die einfache Definition von EDI ist ein standardisiertes elektronisches Format, welches papierbasierte Dokumente ersetzt. Durch die Automatisierung papierbasierter Transaktionen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und darüber hinaus kostspielige Fehler, die durch die manuelle Verarbeitung entstehen, vermeiden.
E-Invoicing, als Teil des elektronischen Datenaustauschs, umschreibt die Bereitstellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Neben Rechnungen und Gutschriften (INVOIC) mittels Classic EDI stehen Ihnen ebenfalls die Lösungsbausteine WebEDI (Web INVOIC) und OCR (PDF INVOIC) zur Verfügung. Beim Modul OCR (Optical Character Recognition) werden eingehende PDF-Rechnungen und -Gutschriften ausgelesen und durch die nachgelagerten PHOENIX-Subsysteme verarbeitet. Da diese Art der Datenauslesung einen hohen Aufwand nach sich zieht, bieten wir diese Lösung bevorzugt als kurzfristige Übergangslösung an. Mittelfristig besteht jedoch weiterhin das übergeordnete Ziel, elektronische Rechnungen im Classic EDI-Format auszutauschen.
Durch die Automatisierung von Prozessen, die zuvor manuell mit Papierdokumenten durchgeführt wurden, spart die EDI-Technologie Zeit und Geld.
EDI-Lösungen verbessern die Effizienz und Produktivität, da eine höhere Anzahl von Geschäftsdokumenten in kürzerer Zeit und mit größerer Genauigkeit ausgetauscht und verarbeitet werden können.
Die EDI-Datenübertragung reduziert Fehler durch strenge Standardisierung. Diese stellt sicher, dass Informationen und Daten korrekt formatiert werden, bevor sie in Geschäftsprozessen oder Anwendungen einfließen.
Die EDI-Integration verbessert die Rückverfolgbarkeit und das Berichtswesen, da elektronische Dokumente direkt in das ERP oder entsprechende Subsysteme des Nachrichtenempfängers einfließen. Dadurch wird die Datenerfassung, Transparenz und Analyse in den nachgelagerten Systemen erhebilch verbessert.
Die EDI-Automatisierung trägt zu einem positiven Kundenerlebnis bei, indem sie eine effiziente Ausführung von Transaktionen und eine zeitnahe und zuverlässige Übermittlung von Daten ermöglicht.
Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts übernimmt COMARCH als Servicedienstleister von PHOENIX die technische Anbindung und nachträgliche Testung für folgende Nachrichtenarten im Bereich Classic EDI:
Darüber hinaus wurden gemeinsam mit COMARCH noch weitere Lösungsmodule wie WebEDI und OCR entwickelt. Sollten Sie zu den Vorteilen oder einzelnen Modulen Fragen haben, unterstützen Sie sowohl COMARCH als auch PHOENIX in der Entscheidungsphase und späteren Implementierung.
Als zentraler Servicedienstleister übernimmt COMARCH die technische Anbindung und spätere Testphase für PHOENIX. Somit ist COMARCH fester, integrativer Bestandteil im Onboarding-Prozess. Bei Fragen zum Prozess und der allgemeinen Vorgehensweise, können Sie sich gerne an Ihren persönlichen PHOENIX-Ansprechpartner wenden.
Neben einer Direktanbindung an COMARCH bieten wir ebenfalls die Möglichkeit an, eine Schnittstelle zu einem bereits bestehenden EDI-Provider (z.B. CANCOM oder OPENTEXT) oder sonstigen Drittdienstleitern aufzubauen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob eine sogenannte Interconnection Ihres Dienstleisters an COMARCH bereits besteht, sprechen Sie gerne Ihren PHOENIX-Kontakt an.
Zur Abwicklung der etablierten EDI-Nachrichtenarten bietet COMARCH Ihnen die Module Classic EDI und WebEDI an. Zur kurzfristigen Realisierung von elektronischen Rechnungen steht Ihnen übergangsweise auch der Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail (OCR) zur Verfügung. Mittelfristig besteht jedoch weiterhin das Ziel eines gemeinsamen Datenaustauschs über die EDI-Schnittstelle. Gerne informiert Sie Ihr persönlicher PHOENIX-Ansprechpartner über die entsprechenden Möglichkeiten und die damit einhergehenden Vorteile.
Als führender Pharmagroßhändler legt PHOENIX großen Wert auf die Reduktion des ökologischen Fußabdrucks und einer gemeinsamen Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette. Da wir mittelfristig die Verarbeitung von postalisch zugestellten Dokumenten einstellen werden, freuen wir uns mit Ihnen die nächsten Schritte im Bereich der Digitalisierung zu gehen.
Bei der Konzeption der unterschiedlichen Lösungsmodule war es PHOENIX wichtig, möglichst viele unserer LIEFERANTEN von den Vorteilen der elektronischen Datenübermittlung zu überzeugen. Als zusätzlicher Anreiz zu den bereits genannten Vorteilen hat sich PHOENIX daher bei einer Integration über unseren Dienstleister COMARCH dazu entschlossen, sowohl die Einmalkosten, als auch die laufenden Kosten (z.B. monatliche Nutzungsgebühr oder variable Kosten pro Nachricht) für die LIEFERANTEN zu übernehmen.
Es entstehen Ihnen somit keine zusätzlichen Kosten, sobald Sie sich in den standardisierten Lösungsmodulen der COMARCH bewegen. Bei Classic EDI z.B. ist es maßgeblich, dass einer der üblichen Übermittlungskanäle (wie z.B. AS2, OFTP, SFTP) genutzt wird und sich der Aufbau der entsprechenden EDI-Nachrichtenarten an den standardisierten Nachrichtenformaten (MIGs) orientiert.
Sollte durch eine abweichende Datenstruktur Mapping- bzw. Konvertierungsanpassungen notwendig sein oder Sie eine alternative Datenanbindung (z.B. VPN) wünschen, prüft COMARCH die technischen Möglichkeiten und lässt Ihnen im Nachgang ein Angebot über die entsprechenden Zusatzleistungen zukommen.
Es werden die folgenden Anbindungen angeboten:
Bei der EDI-Vereinbarung handelt es sich um einen Standardvertrag, der gemäß EU-Richtlinie zwischen PHOENIX und dem LIEFERANTEN unterzeichnet werden muss. Die Vereinbarung wird Ihnen zu Beginn des Digitalisierungsprojekts durch PHOENIX zur Verfügung gestellt und muss um die Adresse Ihres Unternehmens und Angabe etwaiger weiterer EDI-Provider bzw. Drittdienstleister ergänzt werden. Den unterschriebenen Vertrag lassen Sie uns dann im Nachgang als eingescanntes PDF-Dokument an die folgende E-Mail-Aadresse zukommen: digitalisierung(at)phoenixgroup.eu
Nach Gegenzeichnung durch PHOENIX kann mit dem Onboarding-Prozess gestartet werden.
Die BFA-Nummer (frühere Bundesversicherungsanstalt für Angestellte) ist eine 8-stellige Versicherungsnummer, die für jedes legal eigenständige Unternehmen einmalig vergeben wird. Sie wird als eindeutige Identifikationsnummer für den EDI-Austausch mit dem Pharmagroßhandel genutzt und kann bei Ihrer Personal- bzw. Steuerabteilung erfragt werden.
Damit wir flexibel auf die Bedürfnisse und die entsprechenden IT-Ressourcen unserer LIEFERANTEN eingehen können, ist ein Modulwechsel auch nach getätigter Unterschrift der EDI-Vereinbarung jederzeit möglich.
