Datenschutzhinweise für Bewerber

Folgend informieren wir Sie gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das jeweilige Unternehmen der PHOENIX Gruppe, bei dem Sie sich beworben haben (nachfolgend „PHOENIX“). Nachstehend finden Sie die jeweiligen Kontaktdaten des Unternehmens der PHOENIX Gruppe sowie dessen Datenschutzbeauftragten:

Die betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben jeweils genannten Anschrift mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“ oder unter der oben jeweils genannten Kontakt-E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten.

2. Datenverarbeitung zum Zwecke des Bewerbungsprozesses

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten von Bewerbern zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens für ausgeschriebene Stellen sowie bei Initiativbewerbungen.

Alle Daten Ihrer Bewerbung werden erfasst und verarbeitet, um den geeigneten Bewerber für die ausgeschriebene Stelle bei uns auszuwählen. Die von uns verarbeiteten Daten bestimmen Sie selbst, da Sie die Datenübermittlung selbst veranlassen. Für die Bewerberauswahl wird die jeweilige Bewerbung auch an Vorgesetzte des jeweiligen Fachbereichs weitergeleitet und wir können Notizen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erstellen, um die Bewerberauswahl zu unterstützen. Sofern in dem Unternehmen, in dem Sie sich bewerben, ein Betriebsrat etabliert ist, wird der Betriebsrat zur Ausübung des Mitbestimmungs- und Kontrollrechts Einsicht in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Die Schwerbehinderten- bzw. Gesamtschwerbehindertenvertretung wird im Falle von schwerbehinderten bzw. diesen gleichgestellten Bewerbern von diesem Recht ebenfalls Gebrauch machen.

Rechtsgrundlage hierfür bildet § 26 Abs. 1 BDSG n.F. in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit b), Art. 88 DSGVO.

Sofern die entsprechenden Einwilligungen vorliegen, verarbeiten wir Ihre Daten zudem, um Sie in unseren Bewerberpool aufnehmen zu können,

Rechtsgrundlage ist hier § 26 Abs. 2 BDSG n.F. in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit a), Art. 88 DSGVO.

Im Falle, dass es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir die durch Sie übermittelten Daten zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt dann zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage bilden § 26 BDSG n.F. in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b), Art. 88 DSGVO.

Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten erfolgt nur dann durch die PHOENIX, sofern Sie diese an uns übermittelt haben, damit wir Ihre Bewerbung in ihrer vorliegenden Form berücksichtigen können oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Diese Informationen werden keine Berücksichtigung im Bewerbungsprozess finden, soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung hierfür besteht. Rechtsgrundlage bilden dann Art. 9 Abs. 2 lit b), e) DSGVO.

Soweit erforderlich, werden personenbezogene Daten zur Verteidigung, Wahrnehmung von Ansprüchen sowie zur Abwehr von Regressansprüchen verarbeitet und aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts nach Art. 21 DSGVO können Sie sich per E-Mail an uns wenden.

3. Optionale erste Kontaktaufnahme über einen Instant-Messenger-Dienst

Sie können den ersten Kontakt über den Instant-Messenger-Dienst WhatsApp herstellen. Die WhatsApp-Bewerber-Funktion stellt die Firma PitchYou GmbH, Campusallee 9 in 51379 Leverkusen zur Verfügung, die hierzu als Auftragsverarbeiter Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Zwischen der PHOENIX und der Firma PitchYou GmbH besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art.28 DSGVO über die erste Kontaktaufnahme, das Führen eines ersten Interviews nach inhaltlichen Vorgaben der PHOENIX und der Anforderung von Bewerbungsunterlagen und Übertragung der Unterlagen an die PHOENIX über eine Schnittstelle zu dem Bewerber-Tool der PHOENIX. Mit Übertragung der Daten an die PHOENIX ist die Datenverarbeitung bei der PitchYou GmbH abgeschlossen. Weitere Informationen der PitchYou GmbH finden Sie unter Datenschutz (pitchyou.de).

Die Datenschutzerklärung von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: Rechtliche Ressourcen von WhatsApp.

Soweit Sie die WhatsApp-Bewerber-Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation via WhatsApp Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO). Zur Dokumentation der entsprechenden Einwilligung wird der Zeitpunkt deren Erteilung sowie Ihre IP-Adresse gespeichert, solange dies erforderlich ist.

4. Optionale Bewerbungsgespräche mithilfe von Microsoft Teams

Nachdem wir Ihre Bewerbungsunterlagen erhalten haben und sofern Interesse an einem Gespräch mit Ihnen besteht, kontaktieren wir Sie und erfragen, ob ein Online-Gespräch mithilfe des Dienstes „Microsoft Teams“ (MS Teams) für Sie in Frage kommt oder ob Sie einen anderen Kommunikationskanal präferieren. Bei der Verwendung von MS Teams wird die Datenübertragung verschlüsselt und so vor unberechtigter Kenntnisnahme geschützt, Mithilfe von MS Teams geführte Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Bitte machen Sie sich mit den Einstellungsoptionen in Ihrem MS Teams Konto vertraut. Es besteht bspw. die Option, dass Sie einen Hintergrund wählen.

Sofern Sie gerne mit uns über MS Teams ein Online-Gespräch zu Ihrer Bewerbung bei uns führen möchten, werden wir Ihnen eine Einladung zukommen lassen. Bei Verwendung von MS Teams werden die folgenden Daten verarbeitet:

• Informationen zur Versendung einer Einladung: E-Mail-Adresse und Account-Name
• Log-Daten: IP-Adresse; Datum und Uhrzeit der Nutzung von MS Teams; Angaben zur Datenmenge und zur Version von MS Teams
• Informationen zu Meetings: Datum und Uhrzeit des Meetings; Teilnehmer des Meetings; Meeting-ID und Meeting-Passwort sowie weitere Angaben zum Meeting, die in MS Teams hinterlegt werden
• Text-, Video- und Audiodateien: Texte in Chats; Video- und Audiodateien zur Übertragung des Online-Gesprächs

Die Durchführung des Gespräches mithilfe von MS Teams ist freiwillig und Sie können sich auch dafür entscheiden, ein Gespräch über einen anderen Kanal mit uns zu führen. Ihre Wahlmöglichkeit bedeutet jedoch nicht, dass wir Sie um Ihre Einwilligung für die Datenverarbeitung bitten, sondern lediglich, dass Ihnen grundsätzlich auch andere Gesprächskanäle für die Kommunikation mit uns zur Verfügung stehen.

Die oben genannten Daten werden von uns im Zusammenhang mit Online-Gesprächen zu Ihrer Bewerbung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO verarbeitet. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung eines Online-Gesprächs mit Bewerbern, die sich selbst dafür entschieden haben, ein Online-Gespräch mithilfe von MS Teams zur eigenen Bewerbung mit uns zu führen, und an der Erstellung eines Online-Meetings und dem Versand von Einladungen mithilfe von MS Teams.

Zu den Empfängern, der bei der Durchführung eines Online-Gesprächs mithilfe von MS Teams verarbeiteten Daten, zählen die Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18, Irland); Mutterkonzern Microsoft Corporation (One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399, USA) und die von Microsoft zur Bereitstellung von MS Teams eingebundenen Unterauftragnehmer. Microsoft hält unter der folgenden URL und dort unter „List of subprocessors“ eine aktuelle Liste der Unterauftragnehmer bereit und gibt für diese an, bei welchen Diensten von Microsoft welche Unterauftragnehmer eingebunden sind: https://www.microsoft.com/en-us/trust-center/privacy. Mehr Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft selbst sind unter folgender URL auffindbar: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy?view=o365-worldwide.

Bei der Nutzung von MS Teams erfolgende Datenübermittlungen außerhalb der EU / des EWR werden auf Grundlage der EU Standardvertragsklauseln (hier abrufbar: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en) vorgenommen. Des Weiteren wurden mit Microsoft zusätzliche Schutzmaßnahmen vereinbart, die auf Datenübermittlungen außerhalb der EU / des EWR angewendet werden.

Die Speicherdauer der mithilfe von MS Teams verarbeiteten Daten ist unterschiedlich. Als Kriterium für die Bestimmung der Speicherdauer dient für uns die Erforderlichkeit der Speicherung für das Verfolgen eines legitimen Zwecks. Bewerbungsbezogene Daten, die über MS Teams ausgetauscht wurden, werden für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten aufbewahrt.

5. Assessment Centers

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um ein Assessment Center durchführen zu können, soweit dies für die Auswahl auf die beschriebene Stelle erforderlich ist. Hierfür übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung, damit Sie zu dem Assessment Center eingeladen werden können. Weiterführende Datenschutzhinweise können Sie der Datenschutzerklärung des Assessment Centers entnehmen.

Rechtsgrundlage bildet Ihre Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG n.F. in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit a), Art. 88 DSGVO.

6. Background-Check

Unter bestimmten Umständen erfolgt im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein sogenannter Background-Check. Dieser wird für das gehobene Management und für Bewerber auf kritische Aufgaben oder Zugriffe auf kritische Systeme im Bereich IT angewandt und dient dem Zweck der Zuverlässigkeitsprüfung und der Überprüfung von Echtheit und inhaltlicher Richtigkeit der Informationen, Unterlagen und Referenzen.

Rechtsgrundlage bildet Ihre Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG n.F. in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit a), Art. 88 DSGVO, ggf. § 8a Abs. 3 BSIG. Der Bewerber erhält im Rahmen einer Einwilligungweitere Informationen zu dem Background-Check.

7. Kategorien der betroffenen Daten

Die Verarbeitung umfasst Bewerberstammdaten, Qualifikationen, Zeugnisse, Gesprächsnotizen, ggf. Bewertungsdaten im Rahmen eines Assessment Centers und Referenzdaten bei dem Background-Check. Besondere Datenkategorien werden nur verarbeitet, sofern deren Erhebung gesetzlich erforderlich ist oder Sie uns derartige Daten freiwillig bereitstellen und die Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO gegeben sind.

8. Quellen der Daten

Soweit wir die Daten nicht von Ihnen persönlich erhalten haben, erfolgt gegebenenfalls die Einholung von einem Dienstleister zum Background-Check.

9. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Bewerberauswahl
• Verifizierung von Daten und Informationen
• Zuverlässigkeitsprüfung
• Abwehr von Schadensersatz- und Regressansprüchen
• Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung

10. Empfänger der Daten

Wir geben Ihre Daten an folgende Empfänger weiter:

• Behörden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden)
• Dienstleister, soweit diese im Rahmen des Auswahlprozesses erforderlich sind, z.B. zur Durchführung des Background-Checks oder des Assessment Centers
• Verbundene Unternehmen im Sinne des § 15 AktG

Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten sorgfältig ausgewählter externer Dienstleister sowie auch interner Dienstleister der PHOENIX group, welche z.B. die Wartung und Administration unserer IT Systeme betreiben oder den Bewerbungsprozess unterstützen. Sollten im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung Daten an Dienstleister weitergegeben werden, so erfolgt dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO. Unsere Auftragsverarbeiter sind sorgfältig ausgewählt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig von uns kontrolliert.

Eine Weitergabe an auskunftsberechtigte staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften bzw. sofern wir per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet werden.

11. Datenverarbeitung außerhalb der EU/EWR

Es findet keine Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR statt, sofern nicht anderweitig in diesen Datenschutzhinweisen explizit darauf hingewiesen wurde. Soweit zur Vertragserfüllung die Kommunikation mit unserer Niederlassung in der Schweiz notwendig ist, liegt ein angemessenes Datenschutzniveau vor. Die Schweiz ist Mitglied der EFTA und diese ist der DSGVO 2018 beigetreten.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer erfolgt nicht ohne Ihre Einwilligung.

12. Datenlöschung und Speicherfristen

Die Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Die Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch europäische oder nationale Gesetzgeber in unionsrechtlicher Verordnung, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss, einer Vertragserfüllung oder eine Dokumentationspflicht besteht. Bewerbungsdaten speichern wir nicht länger als max. 6 Monate nach Absage zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Eine darüberhinausgehende Aufbewahrung kann aufgrund einer Einwilligung oder zum Zweck der Abwehr von Ansprüchen erfolgen. Im Falle einer Einwilligung werden im Rahmen der Bewerbung Ihre personenbezogenen Daten in unserem Bewerberpool für ein Jahr gespeichert.

13. Ihre Rechte

Nachstehend möchten wir Sie auch über Ihre Rechte gemäß der DSGVO aufklären.

• Auskunftsrecht nach Art.15 DSGVO

Sie können von dem Verantwortlichen eine Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

• Berichtigung der Daten

Sie haben das Recht auf Berichtigung der Daten nach Art. 16 DSGVO, sofern die Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

• Recht auf Löschung

Sie haben das Recht auf Löschung, sofern die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegen und keine Gründe vorliegen, die die Verarbeitung weiterhin erforderlich machen.

• Recht auf Einschränkung

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO, soweit die Verarbeitung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

• Recht auf Datenübertragbarkeit

Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht der Datenübertragbarkeit.

• Recht auf Widerspruch

Sie haben ein Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO, soweit nicht nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

In Übereinstimmung mit Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Stand: Mai 2024